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Já parou para pensar que além de profissional de saúde, você também se tornou empresário? Embora os médicos do Brasil não se reconheçam como tal, a verdade é que a partir do momento que abriram um consultório ou clínica, inevitavelmente se transformaram em gestores e empreendedores também.  

Isso porque, além de cuidarem dos pacientes, automaticamente tiveram que lidar com toda a parte administrativa, burocrática e financeira da clínica. Exatamente como empresários de outras áreas fazem. 

Diferente das pessoas que sempre quiseram ter seu próprio negócio e estudaram para isso, grande parte dos médicos e outros profissionais de saúde não se preparou para ser empresário. Isso porque nas faculdades de Medicina, por exemplo, não ensinam finanças nem gestão de negócios. 

Mas, a boa notícia é que a tecnologia facilita muito a vida dos donos de clínicas até na parte de gerenciamento. Mesmo que você tenha estudado algo sobre finanças, vale a pena investir em um sistema de gestão para clínicas. O Conclínica, por exemplo, permite que você tenha um controle financeiro mais prático, ágil e seguro. 

A importância de uma gestão financeira eficaz para consultórios 

O mau gerenciamento financeiro do negócio é considerado um dos principais motivos para empresas falirem em todo o mundo. 

Segundo dados recentes de uma organização de análise de crédito brasileira, em setembro de 2019 houve um aumento de 59,8% no número de pedidos de falência no Brasil na comparação com o mesmo mês de 2018. E desse total, 95,1% são pequenas empresas.  

Além disso, o estudo mais recente do IBGE sobre falência em nosso país (divulgado em 2017) revelou que 60% dos novos negócios formalizados fecham em até 5 anos. 

Mesmo que as estatísticas não destaquem clínicas, elas também estão incluídas nesses dados. Por esse motivo é fundamental que não só médicos, mas todos os profissionais de saúde em geral tenham bastante cuidado com a gestão financeira de seus consultórios

Isso porque além de assegurar a longevidade da sua clínica, um controle financeiro eficiente, ainda permite que você possa ter reservas de emergência e investimentos planejados.

9 dicas fundamentais de finanças para médicos e profissionais de saúde gerenciarem melhor suas clínicas

Não misture o dinheiro do consultório com o seu  

Uma receita infalível para manter sempre a saúde financeira da sua clínica é nunca misturar seus recursos pessoais com os profissionais. Ou seja, nada de usar seu salário para pagar contas do consultório ou quitar suas dívidas como pessoa física usando o dinheiro conquistado por meio da sua pessoa jurídica. 

Até quem não tem sócios precisa seguir essa dica. Isso porque de acordo com experts em finanças, não separar na prática despesas e receitas entre PF e PJ costuma prejudicar financeiramente bastante as organizações. 

Em alguns casos, pode levar até mesmo a falência por má administração já que você pode ficar sem saber quanto sua clínica lucra de verdade. O que irá impactar até nos futuros investimentos (que poderão deixar de ser realizados) e no capital de giro. 

Gerencie suas contas regularmente e mantenha os recibos organizados

Quando o assunto é gestão financeira, organização nunca é demais. Portanto é importante listar e agendar todas as contas a pagar e as contas a receber para não deixá-las vencer e facilitar a cobrança.

Caso isso ocorra por algum motivo, não deixe de entrar em contato com o paciente para negociar o pagamento em aberto. Se for uma fatura da clínica que venceu, a dica é você entrar em contato com quem você está devendo (banco, fornecedor, etc.) para renegociar prazos e valores. 

Dessa forma você evita perder crédito na praça e não compromete as finanças do seu consultório. Além disso, não deixe de organizar também seus recibos e notas fiscais porque irá facilitar entender para onde está indo o dinheiro da sua clínica.

Faça fluxo de caixa regularmente

Indispensável para uma gestão financeira efetiva, o fluxo de caixa nada mais é do que registrar todas as transações financeiras ocorridas em sua clínica ou consultório. 

Então quando pagar uma conta, é preciso anotar. Seja em planilha, software de gestão online ou livro-caixa. E fazer o mesmo quando recebe um pagamento do cliente ou reembolso do plano de saúde. 

Como fazer fluxo de caixa na prática 

O procedimento é simples quando você tem organização e disciplina para realizá-lo regularmente. 

Caso você tenha um consultório e atenda sozinho em apenas um dia da semana porque nos outros você trabalha em hospitais, por exemplo, é possível realizar o fluxo de caixa uma vez por mês.

Já se você tem uma policlínica de pequeno ou médio porte com muitas consultas diárias de várias especialidades, o recomendado é que o fluxo de caixa seja realizado diariamente. Mas, na explicação abaixo, eu vou tomar como base um pequeno consultório que tenha necessidade mensal. Confira:  

    1. Crie uma planilha no Excel com abas para todos os meses do ano. Caso prefira, pode usar um livro-caixa para anotar as despesas e receitas diárias e depois passar tudo para a planilha e/ou sistema de gestão da clínica que você usa.   
    2. Liste todas as receitas da sua clínica: pagamentos de pacientes particulares, reembolsos de convênios, o que você recebeu em procedimentos, etc. 
    3. Liste todas as despesas: aluguel da clínica, conta de luz, custos com materiais de escritórios em geral, etc. 
    4. Liste todos os impostos pagos: IPTU do consultório, imposto de renda, ICMS, não esqueça da anuidade do conselho de medicina que chega em janeiro, etc. 

  • Saldo do mês: some todas as receitas e todas as despesas. Depois subtraia do total de receitas, o total de despesas daquele mês. Dessa forma você encontra o que está disponível no caixa no período. 

 

  1. Saldo anterior: é sempre bom anotar o saldo do mês anterior para saber se houve melhora ou piora. E até mesmo para facilitar projeção de caixa para outros meses.  
  2. Repita o procedimento mensalmente (ou diariamente – dependendo das necessidades da sua clínica ou consultório) 

Clínicas também precisam de capital de giro

O dinheiro disponível usado para garantir que sua clínica esteja em pleno funcionamento mesmo entre pagamentos realizados e pagamentos recebidos (inclusive parcelados) é chamado de capital de giro. 

Esse montante serve para suprir as necessidades do dia a dia como manter o estoque de gaze para curativos abastecido ou ter material de papelaria. Só para dar alguns exemplos.

Segundo economistas, para calcular o capital de giro é só somar todas as receitas (valores que tem em caixa e pagamentos a receber) e subtrair das contas a pagar e impostos.   

Fundo de reserva é fundamental para manter a saúde do consultório

Mesmo com planejamento e organização, ninguém está livre de imprevistos. Por exemplo, o computador pode parar de funcionar do nada e você ter que comprar outro com urgência. 

Ou outro equipamento da clínica que impossibilite atendimentos inesperadamente tenha algum problema e você precise chamar um técnico, comprar alguma peça nova, e por aí vai… Sem contar que em alguns meses, a quantidade de consulta pode reduzir bastante. 

Em casos assim, não é do capital de giro que o dinheiro deve sair. O ideal é que saia do fundo de reserva da clínica. Para manter o montante, experts em finanças recomendam que mensalmente você aplique uma mesma determinada quantia como, por exemplo, sempre R$ 1000.  

Tenha o controle financeiro da clínica

Criar o hábito de fazer o fluxo de caixa do seu consultório ou clínica frequentemente é o primeiro passo para o controle financeiro. Mas, para manter sempre o saldo positivo é necessário pensar mesmo como empreendedor na parte de gestão e ir além. 

Então periodicamente destine um tempo para entender os gastos da sua clínica. Analise boletos e fluxo de caixas para gerar relatórios financeiros e comparar com outros meses. 

Dessa forma fica mais fácil identificar onde pode reduzir custos, renegociar prazos, entre outras medidas para deixar as contas do seu consultório ou policlínica sempre no azul.

Além disso, também é preciso monitorar diariamente os investimentos que você tenha feito como pessoa jurídica para aumentar os recursos financeiros da clínica, ao curto prazo, de forma consciente e racional.

Planejamento financeiro é indispensável para finanças saudáveis

Saber de onde virá o dinheiro para comprar o novo equipamento que sua clínica pretende adquirir. E o valor que deve ser investido (e em quanto tempo para que esse recurso esteja disponível) são algumas das principais funções do planejamento financeiro. 

Além disso, ele também serve para você entender quando é o momento de reduzir custos e de realizar investimentos. Ou seja, olhar para a frente é indispensável para manter sempre as finanças no azul.

Crie o hábito de realizar conciliação bancária

Comparar os dados do seu controle financeiro interno com o que de fato tem na conta da sua clínica é o que os contadores chamam de conciliação bancária.

Fazer isso regularmente é importante porque evita, por exemplo, que você pague valores indevidos caso o banco debite o valor errado da sua conta. 

Ou até mesmo impeça que você tenha que pagar juros e multas por falta de pagamento de algo que está em débito em conta, mas que por algum motivo não foi debitado o dinheiro na data esperada. 

Quando você tem as finanças da clínica em ordem, a conciliação bancária é algo bem simples de fazer. É só comparar o extrato da conta bancária com o fluxo de caixa. Em caso de dúvidas, confira nos recibos e notas fiscais.  

Seja visionário

Como todo o empreendedor, os médicos-gestores precisam ter visão de futuro. Então saiba para onde quer ir, conhecendo o ponto de partida, e traçando planos  e estratégias para chegar no ponto que deseja.  

Como o Conclínica ajuda os médicos na gestão financeira 

Deve ser trabalhoso e demorado fazer toda a gestão financeira da minha clínica, você deve estar pensando. Realmente se você não contar com ajuda de automações para facilitar o processo, certamente vai levar muito mais tempo para dar conta disso tudo (mesmo que você já tenha bastante prática nisso).

Com o Conclínica, por exemplo, você realiza o controle financeiro da clínica na maior praticidade e em poucos cliques porque você conta com recursos que facilitam por exemplo:   

  • Fluxo de Caixa
  • Organização da tesouraria
  • Gestão de contas a pagar e receber
  • Controle de glosas médicas
  • Repasses para outros médicos

Além disso, o software específico para médicos e profissionais de saúde ainda disponibiliza gráficos para você entender em tempo real como anda não só a parte financeira da sua clínica, mas também o faturamento com planos de saúde, estoque, etc..

Sem contar que ainda agiliza a emissão de notas fiscais (tem integração com a prefeitura) e também facilita criar relatórios gerenciais.

Ou seja, o Conclínica reúne tudo que um médico precisa para gerenciar bem sua clínica não apenas do ponto de vista financeiro. Mas, do agendamento online ao atendimento passando pela gestão de estoque e muito mais. E tudo isso sem comprometer muito seu orçamento mensal

Ficou alguma dúvida sobre gestão financeira para clínicas? Deixe sua pergunta no comentário que respondemos o quanto antes. E não esqueça de se inscrever no blog Conclínica para receber gratuitamente dicas exclusivas que vão facilitar a gestão da sua clínica!

Categorias: Gestão

Vinicius Rodrigues

Consultor de negócios do Conclínica.

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